Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming
Versie 1.0 , 10/08/2022
Poortershuys respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:
Poortershuys
Grimminckstraat 6
8900 Ieper
BE0774.275.972
Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
Poortershuys verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord ‘we’ om te verwijzen naar Poortershuys. Poortershuys is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van Poortershuys door te mailen naar info@poortershuys.be . In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.
Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.
Welke gegevens verwerken we over u?
We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon, dit om u als klant informatie te kunnen opsturen over de woning die u huurt.
Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?
We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Soms vragen we extra info via mail.
Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens om alle nodige gegevens voor het verblijf van u bij ons bij te houden (conform wettelijke verplichtingen) en om u achteraf te contacteren bij problemen en nieuwe promoties.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken als verhuurder door het contract dat u sluit met ons bij de verhuur.
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode bedraagt maximaal 7 jaar voor de boekhoudkundige verplichtingen. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd.
Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel de mensen die de boekhouding bijhouden toegang tot uw gegevens.
Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?
Uw gegevens worden niet gedeeld met andere gebruikers en staan enkel op onze eigen site in de database en in ons boekhoudprogramma.
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We doen dat mogelijk wel als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.
Om te weten welke acties we daarvoor ondernemen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) ( info@poortershuys.be )
Wat zijn uw rechten?
Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.
U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met de eigenaar via info@poortershuys.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
U kunt ook terecht bij ons als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.
Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) info@poortershuys.be. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Onze database met uw gegevens is enkel toegankelijk via 2FA-authentificatie én wachtwoord.
Algemene informatie
We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.